Afin d’éviter de
ranger des articles non conformes dans les magasins, la réception obéit à
toute une procédure qui intègre les contrôles quantitatif et qualitatif.
A. Bon de livraison (B/L) et Bon de réception (B/R)
Le bon
de livraison est un document établit par le fournisseur et qui
accompagne une livraison de marchandises ou de services à un client.
Le bon
de réception est quant à lui généré par le logiciel de gestion des
stocks une fois que l’on a saisie une livraison. Utilisé pour l’exécution des
contrôles qualitatif et quantitatif des livraisons, ce dernier est rempli par
le magasinier/contrôleur puis retransmis au gestionnaire des stocks qui se
charge d’accomplir la mise à jour informatique des mouvements (les
entrées marchandises). Dans certains systèmes d’information, le B/R
est aussi appelé « Avis de livraison ».
Le bon
de commande est le document adressé par l’acheteur à un
fournisseur pour matérialiser un achat ferme de matériel ou de service. Il
récapitule les termes de l’offre : les produits ou services
achetés, les prix, les conditions d’emballage et expédition, l’incoterm,
les adresses de livraison et de facturation, les partenaires
(transitaires, transporteurs…).
B. Solutions possibles en cas de doute lors de la
réception des articles
Afin
de s’assurer de la bonne qualité des articles reçus, le magasinier peut avoir
recours à quatre documents de référence.
• La copie du bon de
commande;
• La copie du bon de
livraison du fournisseur;
• Le classeur de
documents relatif aux réponses des fournisseurs lors du traitement de l’appel
d’offre.
Ces
documents fournissent en général toutes les précisions sur la demande d’achat.
Lorsqu’il
s’agit de pièces de rechanges ou d’articles présents dans des catalogues, le
magasinier peut consulter les divers plans (dessins techniques) des équipements
concernés ou les catalogues.
Cependant,
comparer l’article reçu avec un article disponible dans le magasin est aussi un
moyen efficace pour vérifier qu’il est conforme.
Une
quatrième voie de recours enfin consiste pour le magasinier contrôleur à saisir
l’utilisateur de l’article pour avis et à déclarer toutes les réserves sur les
documents de réception.
C. Les devoirs du magasinier / contrôleur /
réceptionnaire
• Ne pas mettre en
stock un article tant que vous avez un doute sur sa qualité;
• Ne pas mettre en
stock un article en unité différente de celle régulièrement utilisée;
• Ne pas oublier de comparer
l’article reçu à celui qui est disponible dans le magasin en cas de doute;
• Ne pas hésiter de
consulter l’utilisateur du matériel lorsque cela s’avère nécessaire et
possible;
• Ne pas ranger dans le
magasin un carton ou une caisse dont le contenu n’a pas été vérifié au
préalable et jugé conforme.
• Déclarer par écrit
sur le bon de réception toute modification nécessaire sur la fiche informatique
de l’article (nouvel emplacement, ajout d’un texte sur la désignation,
modification de la référence du fabricant …)
• Déclarer toute
anomalie liée à la quantité ou à la qualité des articles reçus sur le bon
de réception avant de le retourner chez le gestionnaire des stocks;
• Déclarer le plus tôt
possible les livraisons partielles;
• Déclarer honnêtement
toute réception d’article supérieure à la quantité demandée et toute réception
d’article non commandé par le magasin;
• Toujours émettre en
cas de nécessité des réserves sur le bon de réception;
• Il est souhaitable
que ces déclarations ou réserves soient à la fois écrites et verbales;
• Ne pas prendre
d’initiatives unilatérales. Il faut toujours attendre les recommandations du
gestionnaire des stocks;
• Garder soigneusement
tous les documents pouvant servir de preuve.
D. Les devoirs du gestionnaire des stocks
• Traiter avec
diligence toutes les réserves émises par le magasinier;
• Faire le plus tôt
possible les mises à jours informatiques;
• Si un article reçu ne
correspond pas à celui qui a été demandé, mais qu’il est lui aussi gérer en
stock et est régulièrement consommé, faire une réception normale, un transfert
vers l’article auquel il correspond, puis une autre commande identique à la
précédente;
• Ne retourner
l’article au fournisseur que si cela s’avère absolument nécessaire (coût de
stockage élevé, stock disponible estimé assez suffisant, utilisation rare ou
impossible de l’article reçu non conforme…);
• Informer le
fournisseur dans le délai légal de toute livraison non conforme ou partielle;
• Avoir l’honnêteté
d’informer le fournisseur en cas de réception double d’un article ou de
réception d’un article destiné à un autre client;
• Mener la gestion de
toutes les situations de conflit jusqu’à l’obtention d’une solution finale.