Glossaire & définitions
Appel d’offres
(demande de prix) :
Procédure
formelle, appuyée par un document, par laquelle sont invités un ou plusieurs
fournisseurs ou entrepreneurs éventuels à présenter une proposition précise.
Appel d'offres sur
invitation :
Sollicitation
par écrit des offres auprès d’entrepreneurs ou de fournisseurs susceptibles de
fournir les biens ou les services requis.
Bon de commande :
Document
adressé par l’acheteur à un fournisseur pour matérialiser une commande. Il
constitue un engagement juridique et financier.
Bottin d’affaire
(fichier des fournisseurs) :
Registre
contenant l’ensemble des informations des fournisseurs (exemple : adresses,
catégories de biens et services offerts, personnes contacts…) permettant, de le
sélectionner pour fins d’appels d’offres, de lui accorder un contrat et de lui
faire un paiement.
Devis ou Facture
proforma :
Document
de nature administrative ou technique qui décrit par l’entremise de clauses et
spécifications le bien ou service à acquérir de même que les conditions
inhérentes.
Estimation de
dépenses :
Estimation
documentée, réaliste et raisonnable du coût d'un bien ou d'un service effectuée
par un requérant en vue d'un appel d'offres.
Fournisseur :
Toute
personne physique ou morale qui offre des biens ou des services.
Jours de calendrier
ou jours ouvrables :
Lorsque
les documents d'appel d'offres prévoient un délai en nombre de « jours », il
doit être calculé en jours de « calendrier » (ce qui inclut alors les fins de
semaine et jours fériés sauf s'il s'agit du dernier jour du délai, auquel cas
l'expiration est reportée au prochain jour non férié) et ce, à moins que les
documents d'appel d'offres prévoient expressément qu'il s'agit d'un délai «
jours ouvrables » et, dans ce cas, le calcul du délai n'inclut pas les fins de
semaine et jours fériés.
Période de soumission
:
Commence
lorsque le cahier des charges est disponible au public et se termine à la date
de clôture des soumissions.
Représentant :
Personne
qui a reçu l'autorisation et le pouvoir d'agir au nom d'une personne physique
ou morale.
Requérant (Demandeur):
La
personne qui requiert un bien ou un service pour l'accomplissement de sa tâche
et la réalisation d'une activité dont elle a la responsabilité.
Soumission :
Proposition
reçue suite à un appel d'offres.