Acheter consiste à acquérir les biens ou services
nécessaires au fonctionnement des unités de production ou des unités
commerciales, selon les quantités demandées et planifiées, dans les délais
attendus, aux meilleurs coûts possibles et dans les meilleures conditions de
service et de sécurité d'approvisionnement. La mission de la fonction
« achats » se résume en les principaux points suivants :
- A court terme d’assurer
l’approvisionnement continue des stocks de matières, pièces et consommables et
l’achat de prestations logistiques (transport, manutention, emballage,
transit…);
- A moyen terme de gérer le porte
feuille des fournisseurs, en les évaluant régulièrement, en suivant la
mise à jour et le respect des contrats, en renégociant en cas de besoin
les prix selon les offres qui se présentent;
- A plus long terme d'assurer, avec la
collaboration des services commerciaux et techniques, la gestion
stratégique des ressources matérielles de l'entreprise.
Le processus des achats
Le rôle de la fonction
achat se traduit par la conversion des demandes (besoins) en commandes d’achat
fermes et le suivi auprès des fournisseurs jusqu’à la livraison des produits
conformément aux conditions du contrat d’achat. Réaliser le processus pour la
fonction « achats » consiste à suivre une démarche formelle en
accomplissant les tâches ou opérations de chaque étape du processus d’achat
Etape
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Contenu de l’étape
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Besoin
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Les différents besoins (biens matériels et prestations de services)
pour la production ou la vente sont transmis à la fonction achats à travers
une « demande d’achat ». C’est un ordre ou une instruction invitant
la fonction Achats à acquérir une certaine quantité d'un article ou un
service ». Il s'agit d'un document interne. Il n'est
pas utilisé en dehors de l'entreprise.
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Validation
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Que ce soit pour une demande de matériel ou une demande de prestation
de service, le document émis est généralement soumis à une chaîne de
validation, où un ou plusieurs intervenants sont chargés de vérifier et
d’approuver les besoins, sur la base de critères qui leur sont propres :
nature du besoin, quantité, valeur, dates, destination, budget
...
Nous distinguerons donc une validation de nécessité (du volume ou des
quantités demandées...), une validation technique des spécifications, une
validation de l’engagement financier… qui se font concomitamment ou
successivement avant la transmission effective de la demande d’achat au
service des achats.
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Demande d’offre
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En l’absence d’un contrat ou de tout autre accord préétabli, le
service achats est amené à transmettre des demandes d’offres aux
fournisseurs. Chaque fournisseur consulté répond en envoyant une proposition
de prix ou une facture proforma.
Attention ! les offres peuvent être transmises en devises
différentes. Il sera alors nécessaire de les convertir dans la devise du
système d’information avant de les comparer.
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Étude des offres
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Une fois que différentes offres sont reçues, vient le moment de la
négociation et de la comparaison. L’étude des offres peut porter les éléments
suivants :
o Le produit.
Il doit être adapté au besoin exprimé et respecter toutes les spécifications
techniques;
o Le prix.
Généralement on a un pouvoir de négociation qui accroît selon les quantités
et volumes de commandes;
o Les délais de
livraison. Ils doivent tenir compte du degré d’urgence des besoins et
des plannings de consommation;
o Le service
après vente (SAV). Le fournisseur doit donner des garanties sur
sa capacité à dépanner et à entretenir le matériel après achat;
o Les conditions
financières. Toutes les modalités de paiement doivent clairement être
définies et précisées plus tard dans la commande;
o Les conditions
particulières. Elles sont ajoutées très souvent en annexe du bon de
commande et portent sur différents objets du service après vente :
validation de la prestation après démarrage des machines, rachat du matériel
ancien, formation des utilisateurs…);
o Les prestations
connexes. EX : transit, transport, assurance...à prendre en
charge par chacune des partie doivent être clairement réparties. Dans le
cas d’un achat international, le choix de l’incoterm règle de
détail.
Pour les achats trop techniques, ou ceux dont les spécifications sont
pointues, il convient de consulter le demandeur et de faire valider par ce
dernier la qualité et voire le prix de l’offre.
Le choix de la source d’approvisionnement peut à la fin, aboutir à la
désignation d’un seul ou de plusieurs fournisseurs entre lesquelles les
commandes seront reparties.
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Commandes
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Le bon de commande matérialise le contrat d’achat. Ce document
comporte les références dont on a besoin, avec leurs désignations,
quantités, dates et lieu de livraison souhaitée...
Dans une même commande d’achat, il convient de regrouper dans la
mesure du possible :
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Validation
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Par principe, le responsable du service des achats valide toutes les commandes
émise par les acheteurs. Il s’agit d’une opération à travers laquelle il se
rassure que toutes les règles de travail ont été respectées (nombre de
fournisseurs consulté, présence de justificatifs sur la négociation de
l’achat, vérification des échéances de livraison…).
D’autres validations peuvent ensuite être ajoutées au circuit :
validation technique, validation des montants selon une hiérarchie des
dépenses établie dans l’entreprise…
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Suivi commande
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La réception du bon de commande est confirmée par un accusé de
réception envoyé par le fournisseur. Durant la période précédent la date de
livraison, jusqu’à son échéance, différents documents peuvent être échangés
entre le fournisseur et le service des achats : relances, préavis de
livraison, préavis d’enlèvement, bon de livraison.
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Réception
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La réception est une opération qui se traduit par la vérification de
l'état de la marchandise et de la conformité du bon de livraison avec le bon
de commande. Elle est réalisée par les magasins de l’entreprise dans le cas
d’un achat local.
Dans le cadre d’un achat international, le transitaire est un
prestataire logistique incontournable. C’est un intermédiaire, mandataire qui
représente et réalise les opérations soit pour le compte du fournisseur, soit
pour celui du client. A l’étranger, il assure toutes les opérations de
contrôle qualitatif, quantitatif et documentaire.
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Paiement
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Le paiement est toujours précédé d’une opération de contrôle facture.
Il s’agit de vérifier la concordance des références, des quantités et des
valeurs entre la facture, le bon de livraison et le bon de commande.
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SAV
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Le service après-vente est un service spécial du fournisseur qui
garantit la réalisation parfois gratuite de certaines prestations sur les
produis vendus.
Le service achat doit transmettre aux différents services techniques
toute la documentation relative au service après vente (conditions
particulières conclues lors de la négociation commerciale). Il s’agit pour le
fournisseur d’accompagner la vie d'un équipement de production, en assurant
la prise en charge de son installation, la mise en route, du conseil lors des
entretiens préventifs, des dépannages et autres réparations, de la fourniture
des pièces de rechange…
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