Distinction entre achats et approvisionnement

Source : Inspiré d'un article de Joseph Marius Oussou

Institut de communication et de commerce supérieur de Metz

Master I Management et stratégie d'entreprises.

Modifié et adapté.

A l’origine, tout système ne peut être bien géré, intégré, piloté, que si les rôles et les missions des uns et des autres sont clairement définis, les mécanismes et processus suffisamment bien élaborés.

  
Il n’est pas rare, surtout dans les petites et moyennes entreprises, que l’on face un amalgame entre la fonction « Achats » et la fonction « approvisionnement ». Bien que ces deux fonctions partagent un but unique qui est celui de satisfaire les besoins en matières, consommables, équipements… exprimés pour l’exploitation de l’entreprise, leurs missions respectives sont-elles absolument pas les mêmes ?

L’étroite collaboration entre ces fonctions, la fine frontière qui les départage suffisent-ils pour penser qu’Achats et Approvisionnement sont deux fonctions substituables ?

La demande d’achat

La demande d’achat ou d’approvisionnement est un document émis par tout service de l’entreprise lorsqu’il y a besoin d’acquérir un produit ou un service. Ce document recense l’ensemble des renseignements nécessaires pour l’évaluation et ensuite l’acquisition du besoin.

Dans le contexte de gestion d’entrepôts et des magasins, c’est à la suite d’un calcul des besoins que le gestionnaire des stocks évalue et confirme la demande d’achat.

Méthode 3M : Muda, Mura, Muri

La méthode 3M est une démarche de lutte contre le gaspillage qui d’une part identifie trois formes de gaspillage et d’autre part, propose pour chacune d’elle des voies pour les éliminer. 3M tire son origine de la première lettre des trois mots qui la composent : Muda, Mura et Muri.

  
Cette méthode japonaise vise à augmenter la productivité par une élimination progressive des gaspillages. 3M part du principe que dans toute organisation, les pertes et les immobilisations superflues sont des bénéfices potentiels; les éliminer constitue un gain.

Les fonctions achats et logistique

L'achat est l'acquisition d’un bien ou d'un service en contrepartie du paiement de son prix. Toute entreprise, qu’elle soit commerciale ou non, achète des produits qu’elle revend, qu’elle inclue dans son processus de production ou qu’elle consomme. 
 
L’ensemble des biens (marchandises, matières et fournitures) et services acquis par l'entreprise représentent parfois jusqu’à 50% de ses charges. Une attention particulière doit par conséquent être accordée à l’ensemble du processus d’approvisionnement, achat et logistique.

Des achats mal négociés ou de mauvaise qualité, le mauvais choix du réseau logistique, la mauvaise détermination des modes de transportpeuvent occasionner diverses formes de gaspillages : les 3M – Muda, Mura et Muri, qui s’évaluent en grosses pertes  financières.

Bien préparer une négociation

La négociation est une étape-clé du processus achats qui ne s'improvise pas. Elle repose sur une préparation méticuleuse et de la collecte d'informations sur le fournisseur.

La réussite d'une négociation repose sur un travail de préparation minutieux. Cette étape intervient après la définition du besoin, la recherche des fournisseurs et l'organisation de l'appel d'offres. L'analyse des réponses permet de déterminer le nom du ou des fournisseurs) avec le(s)quel(s) on négocie.

Les 6 étapes-clés du processus achats

Définition du contexte de l'achat, description du produit ou du service, négociations des conditions commerciales, établissement de critères pour l'appel d'offres... Ces processus et tâches font partie des missions quotidiennes incontournables de l'acheteur. Voici comment les mener à bien.