Définition
du contexte de l'achat, description du produit ou du service, négociations des
conditions commerciales, établissement de critères pour l'appel d'offres... Ces
processus et tâches font partie des missions quotidiennes incontournables de
l'acheteur. Voici comment les mener à bien.
Première étape du processus
achats, la recherche des fournisseurs doit faire l'objet d'un travail
minutieux, notamment si le besoin a évolué et qu'il est nécessaire de
rechercher de nouveaux partenaires.
L'acte
d'achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles réalisées en accord
avec la politique et la stratégie achat. Tout au long de ce processus,
l'acheteur se doit d'être à l'écoute de ses prescripteurs internes pour cerner
leurs besoins, gérer les relations avec les fournisseurs et anticiper les
éventuels risques.
À
l'étape du sourcing fournisseurs, deux hypothèses sont possibles. Dans la
première, les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie du
panel de l'entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, évalués et les risques
sont maîtrisés. Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué. Il faut se
mettre en quête de nouveaux fournisseurs grâce à des méthodes de sourcing et
d'homologation.
Les 3 grandes étapes du sourcing
Le sourcing se déroule en
trois grandes étapes :
- La recherche de données macroéconomiques. Celle-ci est caractérisée par l'identification d'une zone géographique à explorer, par la qualité du produit ou du service à partir de la définition d'objectifs opérationnels et, enfin, par le produit ou le service lui-même. Tous ces aspects sont croisés pour permettre l'identification des fournisseurs potentiels par pays.
- La collecte d'informations. Les fournisseurs potentiels sont contactés et répondent à des demandes d'informations (Request for Information, RFI). Si le sourcing est international, les ambassades à l'étranger ainsi que les douanes peuvent renseigner sur les produits des fournisseurs.
- La réalisation d'une cartographie à partir de toutes ces données, un travail parfois extrêmement long et délicat. Une fois les fournisseurs ciblés, il faut les homologuer avant de pouvoir les consulter. L'homologation passe par des RFI complémentaires et des audits des fournisseurs. Le but est de minimiser les risques financiers, de fiabilité technique ou les capacités logistiques. Le fournisseur non homologué peut faire partie de la phase prototype où les investissements seront moindres pour lui.
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Étape 2 : soigner son appel d'offres
Le dossier appel d'offre
comprend plusieurs documents :
- une lettre d'introduction qui présente le contexte de la consultation, les objectifs visés et la date limite de retour des offres;
- un accusé de réception que doivent retourner les fournisseurs en tenant compte du délai de réponse;
- un guide de l'appel d'offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement;
- le cahier des charges des produits ou services;
- les termes et conditions de l'établissement d'une relation d'affaires;
- un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur;
- un guide de réponses qui précise les supports à utiliser, les formulaires-types, les délais;
- des annexes, s'il y a lieu.
Tous
ces documents sont à envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit
par e-mail. Néanmoins, les grandes entreprises utilisent le plus souvent des
portails électroniques de gestion d'appels d'offres.
3 -
Étape 3 : décortiquer les candidatures
Une fois l'appel d'offres
lancé et les candidatures reçues, ces dernières doivent faire l'objet d'une
analyse détaillée. Il convient tout d'abord de déterminer des critères
éliminatoires, avant de soumettre à une analyse plus détaillées des offres
restantes.
Première étape de sélection : les critères éliminatoires
L'analyse
des offres se déroule généralement en deux temps. La première étape de
présélection s'effectue sur la base de critères ayant un caractère
éliminatoire. Il peut s'agir d'une compétence technique particulière,
d'équipements industriels spécifiques ou de la localisation géographique,
etc.
Deuxième étape : l'analyse multicritère
La
seconde étape consiste à faire une analyse multicritère des offres restantes
afin d'opérer le choix final. Cette analyse doit être formelle et explicite.
Elle permettra de communiquer sur la décision en interne mais aussi vis-à-vis
des candidats non retenus pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.
4 -
Étape 4 : employer une bonne grille de lecture
Après la première sélection
des offres, plusieurs critères sont retenus pour mener une analyse plus poussée
: certification, coût global d'acquisition, conditions commerciales... Cette
analyse permet également de commencer à préparer la négociation.
Critère
de sélection du fournisseur :
La
certification, un critère de qualité
Le premier critère de
sélection du fournisseur est la qualité du produit ou du service acheté,
à condition, bien entendu, que le cahier des charges soit toujours bien
respecté. Il faut donc maîtriser parfaitement le produit ou le service
recherché. D'autant que les entreprises apprécient de travailler avec des
fournisseurs dont les systèmes de management et les pratiques qualité sont bien
définis.
La certification sur
une norme ISO est souvent recherchée car elle démontre la capacité
de l'entreprise à répondre aux besoins de ses clients de manière optimale.
Conditions
d'acquisition
Le deuxième critère de
sélection est le coût global d'acquisition et les conditions
commerciales. L'acheteur assure la maîtrise de la structure de coûts de ses
fournisseurs en demandant des chiffrages détaillés.
Il faut que le prix du
fournisseur soit compétitif par rapport aux entreprises concurrentes. Les conditions
de règlement demandées doivent être acceptables et les incoterms
proposés (modalités de la transaction) avantageux selon la situation
géographique.
Délai
de livraison
Il doit être conforme au
besoin et maîtrisé. Dans un contexte où les plannings des entreprises sont de
plus en plus tendus, les délais de livraison, de mise à disposition, de mise en
service sont des critères-clés pour sélectionner des fournisseurs. Le
candidat choisi dispose donc d'un système logistique lui permettant de livrer à
l'heure et, en cas de besoin, être capable de stocker.
Certains critères sont
également à prendre en compte. Comme :
la faculté d'adaptation
la sécurité financière
la pérennité de l'entreprise
Une fois les offres
analysées sur la base de ces éléments, quelques fournisseurs sortent du lot et
l'acheteur peut engager les négociations commerciales avec ceux qui répondent
le mieux aux critères.
Préparer
la négociation
La préparation de la négociation peut se dérouler en trois
phases :
Recueillir des informations sur
le fournisseur. Pour un fournisseur homologué, l'acheteur dispose, en amont, de
certains éléments sur ce dernier comme son marché, l'historique des achats
précédents, les évaluations et les audits réalisés. Pour un nouveau
fournisseur, les points principaux à analyser sont sa situation économique, son
positionnement concurrentiel, ses prévisions d'activité et ses moyens de
production.
Préparer techniquement le
dossier sur le produit, le service et le poids de l'achat à
réaliser.
Élaborer une stratégie de
négociation.
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Étape 5 : mener la négociation
Après la sélection des
offres de fournisseurs vient l'étape de la négociation. Dans le cadre d'une
première négociation avec un nouveau fournisseur, l'acheteur doit veiller à
gagner sa confiance et à lui donner envie de collaborer avec lui.
La
première négociation est décisive pour gagner le respect et la confiance d'un
fournisseur, mais c'est loin d'être suffisant. L'acheteur doit donner
envie à celui-ci de travailler avec lui plus qu'avec aucun autre de
ses clients. Si ce fournisseur est performant, et c'est l'hypothèse qui est
faite en le recevant, cette envie le motivera pour accepter des conditions
commerciales exceptionnelles et donc pour offrir à l'acheteur un avantage de
compétitivité significatif sur sa concurrence.
La préparation technique du
dossier
Concernant le produit, il
faut analyser les caractéristiques principales, les performances et
son positionnement final. Il convient aussi de connaître la part
des achats de l'entreprise dans le chiffre d'affaires du fournisseur, aussi appelé taux
de dépendance. Cela permettra d'évaluer le rapport de force et de s'en
servir comme d'un levier.
La préparation technique du dossier consiste à déterminer
les clauses à négocier et les objectifs à atteindre. L'acheteur doit
identifier les clauses sur lesquelles il peut faire des concessions au vendeur.
La démarche consiste à hiérarchiser les priorités dans les négociations et
à se fixer des objectifs à la fois réalistes et ambitieux. Pour chaque point de
la négociation, l'acheteur prépare des arguments afin de convaincre le
fournisseur d'améliorer son offre. Pour être efficaces, les arguments
s'appuient nécessairement sur des faits, des données et des démonstrations.
Deux approches de la
négociation
Plusieurs possibilités
s'offrent à l'acheteur. Soit il choisit d'aborder la négociation en
bloc, en traitant toutes les clauses en même temps, soit il négocie
de façon séquentielle. Cette dernière approche est plus aisée car
l'acheteur ne passe à la clause suivante qu'après avoir atteint son objectif.
Il est conseillé de commencer par les points les plus faciles pour finir par
les plus délicats. L'acheteur doit mener les débats et intervenir en premier,
afin de prendre en main la conduite de l'entretien qu'il ne lui faudra pas
lâcher.
La conclusion lui
permet de récapituler les accords négociés afin d'obtenir un
assentiment explicite du vendeur. L'acheteur procède enfin à la rédaction d'un
compte rendu que les deux parties signent.
6 - Étape 6 : le contrat, un lien juridique délicat à soigner
Dernière
phase du processus achats, la rédaction du contrat n'en est pas moins une étape
délicate, durant laquelle il faut rester vigilant afin d'éviter les mauvaises
surprises une fois l'engagement signé.
La
rédaction du contrat est le résultat de la négociation et intervient après le
choix final du fournisseur. C'est une étape relativement simple, si les autres
se sont bien déroulées. Mais il faut rester vigilant afin d'éviter les
surprises, après la signature du contrat.
La
rédaction du contrat.
La contractualisation
consiste à établir un contrat d'achat ou un bon de commande entre l'entreprise
et le fournisseur. C'est un lien juridique entre les deux parties. Ce
document reprend tous les termes des accords convenus lors de la
négociation.
Tout
contrat doit contenir un certain nombre d'informations indispensables.
- Les
parties ou contractants doivent être mentionnés en début du document :
le nom de l'entreprise qui achète, celui du fournisseur et leur adresse
respective.
- L'objet
du contrat, c'est-à-dire le bien ou le service acheté, doit y figurer.
- La
qualité requise y est aussi précisée, souvent en annexant un fichier
qui reprend le cahier des charges (dimension, matières...).
- Le
prix, la quantité, les dates de livraison, les pénalités de retard, les
incoterms (modalités de la transaction) et la garantie font l'objet
d'une clause spécifique. Une juridiction doit être choisie pour
régler d'éventuels litiges. S'il y a lieu, il convient de préciser s'il
existe une procédure de suivi post-commande. Dans le cas d'un contrat long,
la durée est ajoutée, tout comme les conditions de rupture ou de reconduction
de contrat.
La signature du contrat ne peut intervenir qu'après acception
du contenu par les deux parties. Elle traduit leur engagement à respecter
toutes les clauses du contrat.