La négociation est
une étape-clé du processus achats qui ne s'improvise pas. Elle repose sur une
préparation méticuleuse et de la collecte d'informations sur le fournisseur.
La réussite d'une
négociation repose sur un travail de préparation minutieux. Cette étape
intervient après la définition du besoin, la recherche des fournisseurs et
l'organisation de l'appel d'offres. L'analyse des réponses permet de déterminer
le nom du ou des fournisseurs) avec le(s)quel(s) on négocie.
1. Il convient de collecter le maximum d'informations sur le prestataire, ses
produits ou ses services. Si le fournisseur est déjà référencé dans le panel de
l'entreprise, il faut s'appuyer sur l'historique des achats, les évaluations et
audits qui ont été réalisés.
Pour un nouveau
fournisseur, les principaux points à analyser sont :
•La
situation économique,
•Le
positionnement concurrentiel,
•Les
prévisions d'activités et les moyens de production.
Il est également intéressant
de connaître la part des achats de son entreprise dans le chiffre d'affaires du
fournisseur, appelée le «taux de dépendance». Ce dernier permet, notamment,
d'évaluer le rapport de force entre les deux parties lors de la négociation et
de s'en servir, ou non, comme levier.
2. Il est important de déterminer les objectifs à atteindre lors de la future
négociation. Il s'agit de la «préparation technique du dossier», une étape qui
consiste à identifier les points déterminants pour l'acheteur et ceux sur
lesquels des concessions sont envisageables. Pour chaque point de la
négociation, l'acheteur doit préparer des arguments afin de convaincre le
fournisseur d'améliorer son offre. Pour être efficaces, ces arguments doivent
s'appuyer sur des données ou des faits précis.
3. Établir
une stratégie de négociation. Plusieurs possibilités en la matière existent.
L'acheteur peut, par exemple, décider de négocier point par point, une
technique relativement classique et facile à maîtriser. Il est alors conseillé
de commencer par les points de négociation les plus faciles et de terminer par
ceux susceptibles d'engendrer des difficultés. Mais l'acheteur peut également
opter pour une négociation globale. Une stratégie plus difficile à mettre en
œuvre mais généralement utilisée lorsque le rapport de force est plutôt en
faveur du fournisseur.
Sur la négociation en
elle-même, plusieurs tactiques sont envisageables. Il est généralement
conseillé à l'acheteur d'intervenir en premier et de mener les débats. Une
autre «école» prône au contraire l'écoute pour amener le fournisseur à se
dévoiler et trouver une éventuelle faille. Concernant l'atteinte des objectifs,
la technique de «l'escalier» est souvent préconisée : l'acheteur énonce des
objectifs extrêmement ambitieux au début de la négociation, qui sont en réalité
au-dessus de ses objectifs réels, pour ensuite donner l'impression au
fournisseur de faire des concessions qui n'en sont pas.