Le
cahier des charges se définit comme un acte, un document de référence qui
permet de préciser les conditions, les règles et les exigences d'une mission,
d'une intervention, d'un travail à accomplir ou d'une tâche à exécuter, en vue
de résoudre un problème spécifique ou d'améliorer une situation donnée, tout en
déterminant les résultats attendus.
Le cahier des charges
est une demande de service détaillée, élaborée de façon à protéger les intérêts
de l’entreprise et à améliorer la qualité de l'offre présentée par le
fournisseur.
Il permet plus
particulièrement :
• de définir
précisément le problème ou la situation à améliorer;
• d'identifier
clairement les besoins de l'entreprise;
• de préciser les
objectifs de l'intervention et les résultats attendus;
• d'établir les règles
et les exigences de base pour la réalisation de l'intervention;
• d'obliger le
fournisseur à préciser les services à fournir et les biens livrables;
• de présenter les
éléments d'une entente pouvant lier les deux parties;
• de servir de document
de référence pour éviter les problèmes d'interprétation;
• de définir les
responsabilités et les rôles respectifs des parties engagées dans l'intervention;
• de déterminer les
modalités de règlement en cas de litiges.
Contenu du cahier des
charges
1. Bref
historique de l'entreprise.
2. Description
du contexte actuel.
3. Définition
du problème.
4. Objectifs
visés par l'intervention (les résultats attendus).
5. Règles
d'acquisition du cahier des charges.
6. Instructions
aux soumissionnaires.
7. Schéma
proposé de l'offre de service :
7.1 introduction du
soumissionnaire;
7.2 présentation de la
mise en situation (le contexte, la problématique, les objectifs visés);
7.3 détermination des
services proposés (les résultats attendus, les biens livrables);
7.4 démarche
d'intervention (la méthodologie, les rôles, les limites, le plan de travail,
les échéanciers, les rapports d'étape et le rapport final);
7.5 présentation de
l'équipe (l'organisation et les conseillers, la société-conseil et son
expertise, les principales réalisations);
7.6 budget (les coûts
d'honoraires et les dépenses);
7.7 identification des
clauses complémentaires (les modalités de facturation, les modes de paiement,
les garanties, la durée de la validité de l'offre, la confidentialité, les
dépenses particulières, la résiliation, les pénalités);
7.8 documents à annexer
(le dépliant de la société-conseil, les curriculum vitae des conseillers, la
liste des projets réalisés).