Le présent modèle de politique général des achats vise à définir les responsabilités et les règles d’application du processus achat reliées à l’acquisition de biens et des services depuis la demande achat jusqu'au règlement des factures fournisseurs.
Procédure générale achat (Télécharger une copie)
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Procédure Générale
Achats I Règlement
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Version xx
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N° ordre xxxxx
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OBJET
CHAMPS D'APPLICATION
DEFINITIONS
REFERENCES
ANNEXES
DIFFUSION
HISTORIQUE
Version
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Modification
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Auteur
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Date
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APPROBATION
Rédacteur
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Approbateur
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Nom
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I. RÉGLES DE GESTION
1. Processus Achat
2. Les intervenants dans le processus Achat
II. ORGANISATION DE LA FONCTION ACHAT
1. Achats de services généraux
2. Système de gestion d’information
III. GESTION DES FOURNISSEURS
1. Agrément des fournisseurs
2. Évaluation des fournisseurs
IV. EXPRESSION DU BESOIN
1. Expression du besoin
2. Demande d'achat non stock
3. Achat de produits ayant une incidence sur la qualité
4. Les émetteurs de demandes d'achat
5. Circuit d'approbation
V. TRAITEMENT DES DEMANDES D'ACHAT
1. Affectation de la demande d'achat
2. Consultations
3. Soumissions
4. Traitement des offres
5. Négociations
VI. TRAITEMENT DE LA COMMANDE
1. Rédaction et saisie des commandes
2. Conditions générales
3. Conditions de paiement
a. Délai de paiement
b. Termes de paiement
4. Signature des commandes
5. Diffusion de la commande
6. Accusé de réception
7. Classement du dossier Achat
8. Suivi des commandes
a. Relance des fournisseurs pour la livraison
b. Transport de matériel acheté
VII. RECEPTION
1. Réception de marchandises
2. Réception des prestations
VIII. CONTROLE FACTURE ET RÉGLEMENT
1. Documents du dossier facture fournisseur
a. Bons de commande
b. Bons de réception
c. Bon de livraison
d. Factures fournisseurs
2. Traitement des factures fournisseurs
a. Rapprochement de la facture avec le bon de commande et le bon de réception
b. Saisie des factures
c. Edition du bon de facturation
d. Approbation du service achat en cas d'écart sur prix
e. Signature du chef comptable
f. Approbation
g. Envoi des factures pour paiement
h. Établissement du règlement
i. Envoi du règlement au fournisseur