Distinction entre achats et approvisionnement

Source : Inspiré d'un article de Joseph Marius Oussou

Institut de communication et de commerce supérieur de Metz

Master I Management et stratégie d'entreprises.

Modifié et adapté.

A l’origine, tout système ne peut être bien géré, intégré, piloté, que si les rôles et les missions des uns et des autres sont clairement définis, les mécanismes et processus suffisamment bien élaborés.

  
Il n’est pas rare, surtout dans les petites et moyennes entreprises, que l’on face un amalgame entre la fonction « Achats » et la fonction « approvisionnement ». Bien que ces deux fonctions partagent un but unique qui est celui de satisfaire les besoins en matières, consommables, équipements… exprimés pour l’exploitation de l’entreprise, leurs missions respectives sont-elles absolument pas les mêmes ?

L’étroite collaboration entre ces fonctions, la fine frontière qui les départage suffisent-ils pour penser qu’Achats et Approvisionnement sont deux fonctions substituables ?

  
A- La fonction achats

La fonction achats joue un rôle d'interface dans l'entreprise avec les fournisseurs externes. L'achat ne se résume pas uniquement aux marchandises, matières et fournitures ou services destinés à la production. Il couvre également tous les autres besoins d’exploitation de l'entreprise. La fonction achats est en charge de :

• Recevoir les besoins exprimés par les services de production, commerciaux et/ou généraux;
• Consulter et sélectionner les fournisseurs;
• Négocier avec ces derniers les meilleures conditions commerciales à travers l’étude des offres et la mise en place de contrats (prix, délais, conditions de paiement...);
• Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison au lieu convenu, en quantité exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges.

B- La fonction approvisionnement

D’une manière générale, la fonction approvisionnement a pour rôle organiser, planifier et contrôler l'ensemble des stocks appartenant à l'entreprise. Son objectif principal est l'établissement d'un équilibre entre la qualité de service et les coûts de possession de stock. Elle agit de ce fait principalement sur :

• La planification des commandes de réapprovisionnement (fréquence et dates d'émission des ordres d'approvisionnement); 
• La détermination des quantités de commandes (calcul des quantités à approvisionner). En effet, pour éviter les surstocks ou les ruptures de stocks, il faut disposer du juste nécessaire car trop ou peu de stock engendre des coûts (pertes liées à l’arrêt de la production, coûts des ruptures, risques de détérioration, besoin de ressources supplémentaires pour le stockage…);
• Le déclenchement des commandes à travers des demandes d’achats ou ordres d’approvisionnements fermes;
• La gestion des moyens de manutention et de stockage. 

Les fonctions « Achats » et « Approvisionnement » n'ont souvent pas été dissociées car elles travaillent conjointement dans l'évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges,  la détermination et le choix du réseau logistique (conditions de mise à disposition des produits) et le choix des moyens de transport. Il ressort cependant de cette analyse que leurs missions respectives sont totalement différentes. Il convient donc de les apprécier dans une logique de complémentarité.