KPI est un acronyme pour Key Performance Indicator.
Les KPI ou ICP (indicateurs clés de performance) peuvent être
utilisés, entre autres, dans le domaine du management au sens large, dans le
domaine du marketing et de la publicité.
Mesure de l'efficacité VS mesure de l'efficience
Piloter
un avion sans instrument de bord n'est a priori pas une bonne idée, il en va de
même pour un service achats. Le pilote d'avion a son altimètre et sa radio, le
directeur achats doit lui disposer d'indicateurs. Le choix des bons indicateurs
est essentiel et spécifique à chaque cas.
Selon les objectifs
fixés au service achats, différents types d'indicateurs seront mis en place.
Un indicateur, s'il
est associé à un objectif, est un outil de mesure de la performance. Il existe
deux grands types d'indicateurs de performance : les indicateurs d'efficacité
et les indicateurs d'efficience.
Les indicateurs d'efficacité.
Les indicateurs
d'efficacité comparent les résultats atteints aux objectifs fixés, en d'autres
termes nous comparerons ici une performance réalisée à une performance ciblée.
Comme par exemple, le montant réel des dépenses par rapport au budget ou la
rationalisation du panel fournisseurs en comparant le nombre de fournisseurs
actifs sur une période donnée.
Les indicateurs d'efficience.
L'autre façon de
regarder la performance est de s'intéresser à l'efficience, c'est-à-dire les
résultats obtenus par rapport aux moyens engagés. Une organisation est
efficiente si elle atteint les objectifs fixés en optimisant les ressources
utilisées.
Dans certains cas, ce
deuxième type d'indicateur est beaucoup plus puissant puisqu'il met en évidence
le ROI de la fonction achats et permet de mesurer sa contribution à la
stratégie globale de l'entreprise.
Piloter avec un tableau de bord
Choisir des
indicateurs pertinents n'est pas toujours une tâche aisée. Les indicateurs
doivent découler de la stratégie et être associés à des objectifs clairement
définis. Un bon objectif est un objectif quantifiable et mesurable. L'indicateur
qui lui est associé doit alors être simple, compréhensible, fiable. Il doit
également être suivi et mis à jour de manière régulière. En fonction des
besoins, la mise à jour peut être hebdomadaire, mensuelle, annuelle. L'ensemble
de ces indicateurs sont regroupés pour former le tableau de bord achats.
Avant de mettre en
place un tableau de bord de suivi de la performance, il est nécessaire de le
définir avec précision afin que les indicateurs soient en cohérence avec les
objectifs du service achats mais aussi de la stratégie globale de l'entreprise.
ACHATS
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INDICATEUR
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FORMULE
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COMMENTAIRES
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Coût
moyen d’opération
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Somme
des coûts d’opération / nombre d’opérations de la période
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Évaluation
du coût moyen supporté pour réaliser une opération dans les achats (gestion
des offres, passation des commandes, paiement des factures, …)
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Densité
des files d’attente %
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[(Nombre
de documents antécédents émis - Nombre de documents subséquents traités) /
Nombre de documents antécédents émis] x100
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Cet
indicateur peut s’appliquer sur le changement de statut lorsque c’est le même
document qui parcoure plusieurs étapes de traitement, sur les colis, sur des
opérations successives)… il compare le flux d’entrée et le flux de sortie
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Durée
moyenne d’opération
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Somme
des temps d’opération / nombre d’opérations de la période
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Evaluation
du temps moyen mis pour réaliser une opération dans les achats (gestion des
offres, passation des commandes, paiement des factures, …)
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Fiabilité
des prestataires %
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Taux
des prestations entièrement traitées dans les temps impartis
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Clients,
fournisseurs, prestataires logistiques compris. L’objet de mesure peut être
le délai, le nombre d’opérations traités dans les temps, ou une combinaison
de plusieurs caractéristiques.
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Fluidité
des opérations %
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(Opérations
entièrement traitées dans les temps / total opérations de la période) x 100
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Cet
indicateur est calculé sur la base des temps standard d’opération ou des
temps planifiés. Il s’agit de savoir la part des activités réalisées dans les
délais (passation de commandes, validation de documents…)
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Niveau
de service des effectifs d’achat
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Valeur,
volume ou quantité effectivement traitée dans la période
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S’applique
à différents objets de mesure dans les achats (statut des documents,
contrats, demandes d’achats, commandes d’achats, factures,…)
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Suivi
des documents par statut
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Nombre
de documents selon le statut
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Les
statuts de traitement varient selon les documents (créé, validé, traité, non
traité, livré, soldé, en cours, signé, en retard, ouvert, fermé …).
Applicable sur un type de document et ses statuts ou sur plusieurs documents
et leurs statuts
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Taux
d’achats par famille de produit %
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(Valeur
d’achat d’une famille de produit / valeurs totale achats de la période) x100
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Forme
possible de présentation:
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Taux de
litiges %
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(Nombre
de litiges / Nombre total de commandes) x 100
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Cet
indicateur peut être présenté par catégorie de litige, par zone d’achat, par
fournisseur…
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Taux de
retards %
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(Nombre
de retards / Nombre total de commandes fournisseurs en cours) x 100
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S’applique
à différentes étapes du processus achat (demandes d’achat, appel d’offre,
commande d’achat, livraison fournisseur, paiement facture..). Il peut être
évalué par acheteur, par fournisseur, par groupe de marchandise
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Taux de
service %
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(Valeur,
volume ou quantité effectivement traitée dans la période / Valeur, volume ou
quantité totale disponible dans la période) x 100
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S’applique
à différents objets de mesure dans les achats (contrats, demandes d’achats,
commandes d’achats, factures,…)
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Taux
des achats sous contrat %
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(Valeurs
des achats sous contrat / valeur totale des achats de la période) x 100
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Il est
important de limiter ce calcul à des familles de produits particulières
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Valeur
des achats par famille de produit
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Somme
des achats par famille de produit.
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La
valeur des achats peut aussi être évaluée par fournisseur, par zone, par
stratégie d’achat…
Forme possible de présentation: Idem que pour taux d’achat |
Source decision-achats