La demande d’achat ou d’approvisionnement
est un document émis par tout service de l’entreprise lorsqu’il y a besoin
d’acquérir un produit ou un service. Ce document recense l’ensemble des
renseignements nécessaires pour l’évaluation et ensuite l’acquisition du
besoin.
Dans le contexte de gestion d’entrepôts et des magasins, c’est à la suite d’un calcul des besoins que le gestionnaire des stocks évalue et confirme la demande d’achat.
« Une
demande d'achat est un ordre ou une instruction invitant la fonction Achats à
acquérir une certaine quantité d'un article ou un service ». Il s'agit
d'un document interne. Il n'est pas utilisé en dehors de
l'entreprise. Lorsque les achats sont des prestations de services, ce document
peut être appelé « demande d’intervention ».
Une demande d’approvisionnement ou de transfert, un autre document interne, rempli exactement les mêmes fonctions que la demande d’achat c.-à-d. l’acquisition des biens et services. La différence entre les deux documents réside sur la source d’approvisionnement. Alors que la demande d’achat a pour but de déclencher des achats auprès de fournisseurs externes, la demande de transfert s’adresse principalement au magasin et stocks internes.
La demande d’achat ou d’approvisionnement peut avoir les différentes formes suivantes :
- Papier : il s’agit d’un formulaire à remplir et transmettre au service des achats ou des stocks ;
- Numérique : fichier informatique au format Word ou Excel à remplir et transmettre par messagerie électronique ;
- Informatisée : formulaire informatique intégré à un logiciel spécialisé dans le traitement des commandes.
B. Contenu et
structure de la demande d’achat
Une demande d'achat
est constituée de plusieurs postes, représentants chacun une ligne
de besoin. Quelque soit sa forme, la demande d’achat contient un ensemble de
renseignements sur :
En entête :
•Le numéro
de la demande;
•L’objet
de la demande (texte qui justifie et explique la nécessité la commande);
•La date
d’émission de la demande;
•La date
de livraison sollicitée;
•L’adresse
de livraison (lieu ou adresse du magasin où les articles seront rangés);
•Le nom de
l’émetteur de la demande.
Synthèse des postes
•les articles
(code, désignation détaillée, quantité, unité…)
•un bref
historique des consommations ;
•les
services
•les
sources d’approvisionnements possibles ;
Pour le cas des demandes d’achat informatisées, les renseignements sur
les articles, les fournisseurs, les sources d’approvisionnements et les
adresses de livraison… sont dans le plus grand nombre de cas extraits des
données de bases pour les achats (fiches articles, fiches fournisseurs, fiches
info achat…). La nécessité de bien les renseigner au préalable s’avère donc
d’une importance capitale.
C. Caractéristiques d’une bonne demande d’achat
Afin de
favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs,
une bonne demande d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles de
bon sens. En effet, il est recommandé de faire un tri, puis un regroupement des
articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources
d’approvisionnement, à la destination, à l’utilisation … Cette tâche est
facilitée par l’existence d’une structure de classification des articles. La demande d’achat ne doit pas être très
longue ; 12 à 25 articles, c’est l’idéal.
Dans une même demande d’achat, il est recommandé de regrouper dans la mesure du possible et par ordre de priorité :
•les articles pouvant être fournis
par le même fournisseur;
•les articles du même fabricant;
•les articles de même nature ou de
même famille (le matériel électrique, le matériel informatique, matériel de
peinture…);
•les articles ayant une adresse de
livraison commune;
•les articles destinés à une même
utilisation …
De tels regroupements présentent de nombreux avantages :
•Facilitation du contrôle et de la
validation des besoins;
•Optimisation des frais d’envoi
grâce au regroupement des articles fournis par le même fournisseur;
•Réduction des coûts de
passation de commande en évitant de créer plusieurs commandes successives;
•Optimisation des coûts liés à
la réception des commandes grâce au regroupement
des articles dont les dates et lieu de livraison sont identiques…
Les demandes
d’achat émises par les différents services de l’entreprise sont généralement
soumises à un processus d’évaluation et de validation. Le gestionnaire des
stocks puis différents autres responsables examinent successivement le
document, vérifie qu’un certains nombre de règles sont effectivement
appliquées. Il s’agit de voir si cette demande :
•Est conforme aux
prescriptions et normes d’achat (optimisation des quantités de
commande, approbation de la qualité des produits demandés, vérification des
imputations des coûts…);
•Est conforme à la
procédure d’achat (utilisation de la stratégie
d’approvisionnement appropriée, désignation des postes suffisamment
détaillée, fabricant, référence fabricant et lieu de livraison clairement
mentionnés, délai de livraison raisonnable…);
•Obéit aux politiques éthiques,
sociale et environnementale de l’entreprise (achat utile, respect des
exigences d’emballage et de transport de marchandises dangereuses, émission des
permis et certificats…).
Traditionnellement, les besoins estimés à l’aide de l’outil informatique obéissent strictement aux règles de gestion définies dans les données des fiches d’articles.